ट्रकिंग चालान और भुगतान लॉग
देखें किसका चालान बन चुका है, क्या अब भी बकाया है और कहाँ अगली कार्रवाई चाहिए।
मुफ़्त टेम्पलेट डाउनलोड करें
उदाहरण और काम करने वाली शीट के लिए कार्यपुस्तिका उपयोग करें, या खाली CSV से शुरुआत करें।
खाता या ईमेल आवश्यक नहीं। डाउनलोड में अंग्रेज़ी लेबल, CAD, किलोमीटर और लीटर हैं। वेबसाइट के भाषा और इकाई नियंत्रण फ़ाइलों को नहीं बदलते। CSV फ़ाइलों में खाली इनपुट कॉलम हैं; कार्यपुस्तिका के सूत्र या स्वरूपण नहीं हैं।
रिकॉर्ड को उपयोगी बनाएँ
यात्रा पूरी होना, चालान जारी होना और भुगतान बैंक में मिलना अलग-अलग घटनाएँ हैं। यह लॉग जारी चालान से भुगतान मिलने तक का हिसाब रखता है। इससे आप प्राप्य रकम की समीक्षा कर सकते हैं, बिना चालान की पूरी राशि को ईंधन, वेतन या अगले लोड के लिए पहले से उपलब्ध नकदी माने।
क्या रिकार्ड करना है
- चालान और ग्राहक का संदर्भ, जारी करने की तारीख, सहमत देय तारीख और चालान का कुल CAD में कर सहित दर्ज करें। चालान भी रखें।
- प्रमाणित क्रेडिट और वास्तव में प्राप्त भुगतान भी कर सहित दर्ज करें। उनके संदर्भ रखें ताकि आंशिक भुगतान सही चालान से मिलाए जा सकें।
- आखिरी संपर्क की तारीख, अगला कदम, कार्रवाई की तारीख और नोट दर्ज करें। विवादित रकम को चुपचाप मिटाने के बजाय स्पष्ट रखें।
हर चालान की अलग पंक्ति रखें और सहमत देय तारीख लिखें। एक चालान पर कई भुगतान हों तो उनका विवरण रखें और प्राप्त कुल अपडेट करें। कार्यपुस्तिका दर्ज क्रेडिट और भुगतान को चालान कुल से घटाती है। यह शून्य से कम न होने वाली बकाया राशि दिखाती है और अतिरिक्त क्रेडिट या भुगतान अलग चिह्नित करती है। यह बकाया कितने दिन पुराना है, अपने-आप नहीं निकालती।
परिणाम का उपयोग करें
देय तारीख और अगली कार्रवाई के अनुसार बकाया राशि देखें। संभवतः पहले से आए भुगतान पर पूछताछ करने से पहले ग्राहक की भुगतान जानकारी जाँचें। राशि चुकने पर संदर्भ दर्ज करें और लॉग का लेखा रिकॉर्ड से मिलान करें। बिल किए गए और प्राप्त कुल को अलग प्रश्नों के लिए उपयोग करें; किसी को भी मुनाफ़ा न कहें।
आम गलतियाँ
वादा किए गए हस्तांतरण को प्राप्त भुगतान के रूप में दर्ज न करें। क्रेडिट को दो बार न घटाएँ—एक बार चालान राशि से और फिर क्रेडिट फ़ील्ड में। अतिरिक्त रकम के संकेत के साथ शून्य बकाया होने पर भी जाँच ज़रूरी है। कर-सहित चालान रकम को टूलकिट की कर-रहित संचालन लागत प्रविष्टियों से अलग रखें।
यह लॉग क्या शामिल करता है
यह प्राप्य रकम का सरल कार्यपत्रक है। यह बिक्री कर, ब्याज, फ़ैक्टरिंग शुल्क, लेखा मुनाफ़ा या कर रिटर्न की गणना नहीं करता।
अलग कार्य-प्रति सुरक्षित करें और मूल रसीदें व सहायक दस्तावेज़ रखें। निजी बेड़े के रिकॉर्ड अपनी फ़ाइलों में रखें; डाउनलोड आपकी प्रविष्टियाँ Truck University को नहीं भेजता।