Registre des factures et paiements de transport
Voyez ce qui a été facturé, ce qui reste impayé et ce qui nécessite un suivi.
Télécharger le modèle gratuit
Utilisez le classeur pour l’exemple et la feuille de travail, ou commencez par un CSV vierge.
Aucun compte ni courriel requis. Les téléchargements utilisent des libellés anglais, les CAD, les kilomètres et les litres. Les commandes de langue et d’unités du site ne convertissent pas les fichiers. Les fichiers CSV contiennent des colonnes de saisie vierges, sans les formules ni la mise en forme du classeur.
Rendre le registre utile
Un trajet terminé, une facture émise et un paiement encaissé sont des événements distincts. Ce registre suit une facture émise jusqu’à son encaissement. Il vous aide à examiner les comptes clients sans considérer le montant facturé comme de l’argent déjà disponible pour le carburant, la paie ou un autre chargement.
Quoi enregistrer
- Consignez les références de facture et de client, la date d’émission, l’échéance convenue et le total de facture en CAD taxes comprises. Conservez la facture elle-même.
- Saisissez les crédits justifiés et les paiements réellement reçus, également taxes comprises. Conservez leurs références afin d’affecter les paiements partiels à la bonne facture.
- Consignez la date du dernier contact, la prochaine action, la date de suivi et les notes. Gardez visible un montant contesté au lieu de le supprimer sans indication.
Utilisez une ligne par facture et copiez l’échéance convenue. Lorsque plusieurs paiements couvrent une facture, conservez leur ventilation et mettez à jour le total reçu. Le classeur soustrait les crédits et paiements saisis du total de facture. Il affiche un solde impayé non négatif et signale séparément les crédits ou paiements excédentaires. Il ne calcule pas automatiquement l’ancienneté des soldes.
Utiliser le résultat
Examinez les soldes impayés selon leur échéance et la prochaine action. Vérifiez les renseignements de remise du client avant de relancer un paiement qui pourrait déjà être arrivé. Consignez la référence lorsqu’un solde est réglé et rapprochez le registre de vos documents comptables. Utilisez les totaux facturés et encaissés pour des questions distinctes, sans appeler l’un ou l’autre un bénéfice.
Erreurs courantes
N’inscrivez pas un virement promis comme un paiement reçu. Évitez de soustraire un crédit deux fois, une fois du montant de facture et une autre fois dans le champ des crédits. Un solde impayé nul accompagné d’un indicateur d’excédent nécessite encore une vérification. Séparez les montants de facture taxes comprises des coûts d’exploitation hors taxes de la boîte à outils.
Ce que couvre ce registre
Il s’agit d’une simple feuille de comptes clients. Elle ne calcule ni taxes de vente, ni intérêts, ni frais d’affacturage, ni bénéfice comptable, ni déclaration fiscale.
Enregistrez une copie de travail distincte et conservez les reçus et pièces justificatives d’origine. Gardez les dossiers privés de flotte dans vos propres fichiers; le téléchargement n’envoie pas vos entrées à Truck University.