Registre de remise et d’observations sur l’état des remorques
Fournissez à la personne suivante un dossier clair de la remorque, de sa remise et des problèmes qui nécessitent encore un suivi.
Télécharger le modèle gratuit
Utilisez le classeur pour l’exemple et la feuille de travail, ou commencez par un CSV vierge.
Aucun compte ni courriel requis. Les téléchargements utilisent des libellés anglais, les CAD, les kilomètres et les litres. Les commandes de langue et d’unités du site ne convertissent pas les fichiers. Les fichiers CSV contiennent des colonnes de saisie vierges, sans les formules ni la mise en forme du classeur.
Rendre le registre utile
Une remise rapide peut laisser plusieurs questions sans réponse : quelle remorque a été déplacée, où elle a été laissée et si le problème signalé a été communiqué à la personne suivante. Cette feuille de travail crée une référence interne uniforme. Elle consigne les communications et les observations; elle ne prouve pas qu’une inspection a été effectuée.
Quoi enregistrer
- Consignez la remise en UTC, l’identifiant de remorque, le lieu et les références des parties qui remettent et reçoivent. Convertissez l’heure locale avec le décalage exact et n’utilisez que les renseignements personnels nécessaires.
- Consignez l’identifiant du sceau tel qu’observé, le kilométrage disponible du compteur de moyeu ou de l’odomètre, et les observations visibles avec les références de photos ou de documents.
- Identifiez les problèmes non résolus, le responsable du suivi, la prochaine action et l’échéance. Distinguez un problème ouvert d’une action terminée.
Utilisez une ligne par remise, y compris lors d’un retour au même lieu. Vérifiez l’identifiant sur la remorque elle-même et dans les documents. Gardez les photos et documents d’origine dans vos propres dossiers contrôlés et inscrivez leur référence dans le registre. Un nom de fichier retrouvable plus tard est plus utile qu’une note « photo prise ».
Utiliser le résultat
Au début du prochain quart, examinez les suivis ouverts et confirmez l’emplacement de la remorque. Une fois le travail terminé, ajoutez la résolution et la référence d’entretien plutôt que de supprimer l’observation initiale. Un problème répété d’une remise à l’autre doit rester traçable jusqu’à ce que quelqu’un consigne la suite. Distinguez un signalement non vérifié d’un état observé directement.
Erreurs courantes
Évitez les notes vagues comme « endommagée » sans emplacement ni référence. Ne marquez pas un suivi comme terminé simplement parce qu’une autre personne a reçu le message. Un champ d’état vide ne confirme pas l’absence de défauts; évitez aussi de conserver des détails inutiles sur les clients ou la cargaison.
Ce que couvre ce registre
Il s’agit d’une feuille interne de remise, et non d’une inspection de sécurité réglementaire, d’un registre obligatoire d’inspection journalière, d’une liste de contrôle de sécurité de la cargaison ou d’une autorisation d’utiliser de l’équipement défectueux.
Enregistrez une copie de travail distincte et conservez les reçus et pièces justificatives d’origine. Gardez les dossiers privés de flotte dans vos propres fichiers; le téléchargement n’envoie pas vos entrées à Truck University.